É dezembro e com ele chegaram às festas de final de ano.
Para não decepcionar seus convidados o Studio by Hugo Leonardo decidiu dar uma ajudinha a fim de não fazer feio na frente de ninguém. Como a responsabilidade é grande, um bom planejamento é imprescindível.
Para isso é muito útil dispor de um “CHECK-LIST”.
Se você não quiser fazer o seu a partir do zero, siga então o nosso “roteiro”. Baseado na nossa experiência, ele é orientativo. Contém as atividades e providências típicas, mas deve ser personalizado para o seu caso. Pode ser bem mais simples ou também bem mais detalhado. Todas os eventos têm muito em comum, mas cada evento é um evento:
1. Verba - estimar, definir ou esclarecer qual o valor total disponível; tratar com a confidencialidade adequada.
2. Programar a data ou o período possível, desejado.
3. Estimar a quantidade de participantes prováveis.
4. Definir ou esclarecer o tipo de evento: ambiente, tema, traje, atrações, comes e bebes, duração e horários, localização.
5. Verificar necessidade de licenças, autorizações, alvarás, aprovações (seu evento pode ser realizado num edifício e daí depende da aprovação dos outros moradores).
6. Elaborar estimativas e um planejamento das despesas.
7. Avaliar prazos e traçar um cronograma inicial. Detalhar durante o processo.
8. Contratar / confirmar o local, verificando tamanho, acessos, segurança, iluminação, ventilação, utilidades (água, energia, gás, ar condicionado central), documentação (licenças, inspeções de segurança e sanitárias) e estado geral dos ambientes e seus equipamentos:
8.a. Salão
8.b. Cozinha
8.c. Sanitários
8.d. Sala p/ Fumantes
8.e. Área “externa” (pátio, jardim, portaria, etc.) - vai ser utilizada?
8.f. Estacionamento - há algum espaço disponível para isso? vai ter manobrista?
9. Contratar serviços e equipamentos (locação)
9.a. Buffet e Barman ou tudo será feito em casa?
9.b. Equipamentos
9.b.i. Mobília (mesas, cadeiras, etc.)
9.b.ii. Equipamentos de serviço (balcões normais, aquecidos ou refrigerados, réchauds, baldes p/ bebidas, bandejas, etc.)
9.c. Serviços de Mesa e Apoio
9.c.i. Louças, cristais, talheres, toalhas e guardanapos
9.c.ii. Lixeiras
9.c.iii. Cinzeiros
9.c.iv. Baú p/ Presentes
9.d. Atrações
9.d.i. “Convidados” especiais
9.d.ii. Animadores
9.d.iii. Equipamentos de lazer
9.e. Luz, Som e Decoração (LSD) – inclui apresentações áudio-visuais e comunicação visual (sinalizações).
9.f. Flores (arranjos, vasos, etc.)
9.g. Segurança, Recepção e Assistência (vigias, valets, baby-siter, etc.)
9.h. Confecção de Impressos
9.h.i. Convite
9.i. Lembranças
Para não decepcionar seus convidados o Studio by Hugo Leonardo decidiu dar uma ajudinha a fim de não fazer feio na frente de ninguém. Como a responsabilidade é grande, um bom planejamento é imprescindível.
Para isso é muito útil dispor de um “CHECK-LIST”.
Se você não quiser fazer o seu a partir do zero, siga então o nosso “roteiro”. Baseado na nossa experiência, ele é orientativo. Contém as atividades e providências típicas, mas deve ser personalizado para o seu caso. Pode ser bem mais simples ou também bem mais detalhado. Todas os eventos têm muito em comum, mas cada evento é um evento:
1. Verba - estimar, definir ou esclarecer qual o valor total disponível; tratar com a confidencialidade adequada.
2. Programar a data ou o período possível, desejado.
3. Estimar a quantidade de participantes prováveis.
4. Definir ou esclarecer o tipo de evento: ambiente, tema, traje, atrações, comes e bebes, duração e horários, localização.
5. Verificar necessidade de licenças, autorizações, alvarás, aprovações (seu evento pode ser realizado num edifício e daí depende da aprovação dos outros moradores).
6. Elaborar estimativas e um planejamento das despesas.
7. Avaliar prazos e traçar um cronograma inicial. Detalhar durante o processo.
8. Contratar / confirmar o local, verificando tamanho, acessos, segurança, iluminação, ventilação, utilidades (água, energia, gás, ar condicionado central), documentação (licenças, inspeções de segurança e sanitárias) e estado geral dos ambientes e seus equipamentos:
8.a. Salão
8.b. Cozinha
8.c. Sanitários
8.d. Sala p/ Fumantes
8.e. Área “externa” (pátio, jardim, portaria, etc.) - vai ser utilizada?
8.f. Estacionamento - há algum espaço disponível para isso? vai ter manobrista?
9. Contratar serviços e equipamentos (locação)
9.a. Buffet e Barman ou tudo será feito em casa?
9.b. Equipamentos
9.b.i. Mobília (mesas, cadeiras, etc.)
9.b.ii. Equipamentos de serviço (balcões normais, aquecidos ou refrigerados, réchauds, baldes p/ bebidas, bandejas, etc.)
9.c. Serviços de Mesa e Apoio
9.c.i. Louças, cristais, talheres, toalhas e guardanapos
9.c.ii. Lixeiras
9.c.iii. Cinzeiros
9.c.iv. Baú p/ Presentes
9.d. Atrações
9.d.i. “Convidados” especiais
9.d.ii. Animadores
9.d.iii. Equipamentos de lazer
9.e. Luz, Som e Decoração (LSD) – inclui apresentações áudio-visuais e comunicação visual (sinalizações).
9.f. Flores (arranjos, vasos, etc.)
9.g. Segurança, Recepção e Assistência (vigias, valets, baby-siter, etc.)
9.h. Confecção de Impressos
9.h.i. Convite
9.i. Lembranças
9.j. Fotografia e Filmagem
9.k. Limpeza (geral: salão, mesas, sanitários, etc.) e atendimento de incidentes.
9.k. Limpeza (geral: salão, mesas, sanitários, etc.) e atendimento de incidentes.
